Gestión de empleados desde su oficina remota
Optimización de la comunicación en todo su equipo
Establecer límites entre el trabajo y el hogar
Trabajar desde casa con un cónyuge e hijos
Creación de una oficina en casa designada
Las mejores herramientas para trabajar desde casa con éxito
Trabajar desde casa requiere trabajo
Gestión de empleados desde su oficina remota
Trabajar de forma remota es drásticamente diferente a gestionar de forma remota. No solo tiene su propia lista de tareas pendientes, sino que también necesita monitorear a su equipo, mantenerlos enfocados y motivados, y responder a sus preguntas. Para colmo, solo puede comunicarse a través de texto, audio o video.
La gestión remota recorre una delgada línea entre la microgestión y la autonomía total de los empleados. Con demasiada libertad, corre el riesgo de que los miembros de su equipo pierdan tiempo y no logren los hitos. Aunque demasiados puntos de control pueden generar desconfianza y obstaculizar el impulso del proyecto.
Si bien no existe un estándar para administrar un equipo desde casa, aquí hay algunas cosas a considerar.
- Sea claro sobre las expectativas laborales y los plazos. Comunicar los plazos y las expectativas con claridad es una parte importante de la gestión eficaz, especialmente cuando se trabaja desde casa. Si su equipo remoto tiene una lista de tareas por hacer y fechas para completarlas, tienen objetivos claros que los mantendrán enfocados y motivados.
- Es mejor comunicarse en exceso al principio. Cuando recién esté comenzando, configure controles diarios con su equipo (no a diferencia de las reuniones diarias en la gestión ágil de proyectos) para revisar su trabajo y planes para el día. Incluya las notas de la reunión en los correos electrónicos de seguimiento y regístrese con regularidad. Puede retroceder con el tiempo, pero desea utilizar las primeras semanas para crear una cadencia de trabajo remota con su personal.
- Asegúrese de que su «puerta virtual» esté abierta. Informe a sus empleados cómo pueden comunicarse con usted y cuándo. Considere mantener un horario de oficina virtual en el que esté disponible en línea para cualquier pregunta o problema que pueda tener su equipo.
- Busque herramientas de gestión del tiempo. No desea pasar el cursor sobre sus empleados y analizar en exceso sus días laborales, pero debería considerar invertir en herramientas como RescueTime o Toggl . Estas herramientas de gestión del tiempo son fáciles de integrar y pueden proporcionar más visibilidad del trabajo de su equipo.
La clave para administrar con éxito su equipo remoto es confiar en sus empleados y darles libertad al mismo tiempo que crea políticas y encuentra soluciones que los responsabilicen por los objetivos. Si puede desarrollar una cultura remota que otorgue autonomía a los empleados y desarrolle la responsabilidad de sí mismos, verá resultados increíbles en su oficina virtual.
Optimización de la comunicación en todo su equipo
Ya sea que esté en un rol de gerencia o no, la comunicación es clave cuando se trabaja desde casa. Afecta tanto a su productividad como a su moral.
Desde el punto de vista de la productividad, es posible que no pueda responder todas las preguntas que tenga u obtener actualizaciones del proyecto de la misma manera que lo haría en la oficina, lo que dificulta su trabajo. Desde un punto de vista personal, puede sentirse desconectado o aislado cuando no es fácil hablar con los demás.
Puede seguir algunas prácticas recomendadas de comunicación clave cuando trabaje desde casa y considerar implementarlas para el resto de su equipo.
- Vuelva a verificar su tono y elección de palabras. El 93% de la comunicación es no verbal, lo que crea un desafío cuando se comunica únicamente a través de texto o audio. Sus palabras pueden ser más duras de lo que cree o pueden percibirse negativamente. Cuando se comunique por mensaje de texto, vuelva a leer su mensaje antes de enviarlo para asegurarse de que tenga el tono deseado.
- Sea proactivo con la comunicación. No espere a que su jefe se acerque o tome la palabra durante una reunión. Sea proactivo con anuncios y noticias. Aproveche esta oportunidad para conectarse con personas que nunca ha tenido en persona y aprender a desarrollar su voz virtual. Si se siente aislado, puede apostar que sus colegas también lo harán, así que no tema iniciar una conversación.
- Establezca un grupo de chat «divertido» en el lugar de trabajo. Socializar como compañeros de trabajo puede aumentar la colaboración y mejorar la satisfacción de los empleados. Si está utilizando una herramienta de comunicación interna como Slack o Microsoft Teams, cree un canal para que los empleados debatan otros temas además del trabajo. Esta salida le permite seguir teniendo su » charla sobre el enfriador de agua » de la oficina en casa.
- Considere invertir en auriculares y micrófono. Si sus conferencias telefónicas son difíciles de escuchar y confusas para participar, mejore la calidad de la llamada. Considere la posibilidad de adquirir unos auriculares con los que pueda cancelar el ruido para escuchar a su equipo con claridad y responder de forma audible a través de un micrófono mejorado.
Para un consejo adicional: asegúrese de tener claro si una llamada de conferencia es por teléfono o video, de esa manera sus empleados tienen tiempo para ponerse la ropa y verse presentables antes de que se encienda la cámara web.
Establecer límites entre el trabajo y el hogar
La tecnología moderna ha difuminado las fronteras entre el trabajo y el hogar. ¿Cuenta como trabajo si revisa su correo electrónico del trabajo por la noche o atiende una llamada de su jefe durante el fin de semana? Una encuesta de 1,000 estadounidenses encontró que el 70% de los empleados revisan su correo electrónico después de las 6 pm, generalmente cuando se relajan después de la cena, miran televisión o navegan por la web.
Trabajar desde casa desdibuja aún más el equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Solo se necesitan unos pocos pasos para volver a sentarse en su escritorio, donde puede revisar documentos y responder preguntas, y volver a trabajar incluso cuando no está trabajando. Por lo tanto, establecer límites es esencial cuando se trabaja desde casa.
Hay algunas formas en las que puede establecer límites para evitar que su vida laboral se apodere de su vida hogareña. No es necesario que implemente todas las ideas a continuación, pero debe considerar probar y utilizar las que más le ayuden.
- Establezca sus horas de trabajo y cúmplalas. No conduciría de regreso a la oficina después de llegar a casa del trabajo, así que no tenga la tentación de volver a iniciar sesión desde su oficina en casa. Establezca horas específicas en las que ingrese y salga cada día, y cúmplalas.
- Crea un «viaje mental». Sentarse en el tráfico o conectarse en diferentes trenes puede ser frustrante, pero le da tiempo para hacer la transición del trabajo a casa. Encuentre una manera de alejarse del trabajo todos los días y estar presente en casa. Su viaje mental debe ser una acción deliberada, como dar un paseo por el vecindario, meterse en la ducha, hacer ejercicio o leer algunos capítulos de un libro.
- De hecho, tómate tu descanso para almorzar. Puede ser fácil tomar un sándwich de la cocina y pasar el rato en su escritorio, pero aún se le debe ese tiempo libre. Utilice el lujo de una cocina completa (en lugar de una lúgubre sala de descanso) para preparar un almuerzo legítimo, y tómese el tiempo para comerlo lentamente. La comida no solo sabrá mejor, sino que también podrá tomar un descanso mental mientras cocina y come que lo recargará.
- Guarde su computadora al final del día. Si su computadora portátil está a solo unos metros de distancia, puede tener la tentación de encenderla mientras mira televisión o cuando tiene tiempo de inactividad. En su lugar, apáguelo por completo y colóquelo en un cajón o armario para pasar la noche. De esta manera, acceder a su trabajo tomará varios pasos y se volverá más complicado.
De manera similar, necesitará aprender cómo mantener su vida hogareña alejada de su vida laboral, lo cual veremos a continuación.
Trabajar desde casa con un cónyuge e hijos
La mayoría de las personas no pueden darse el lujo de trabajar desde casa en una zona tranquila y aislada. En cambio, están trabajando codo con codo con su pareja y equilibrando las responsabilidades del cuidado de los niños en el medio.
Sin los planes correctos, sus relaciones familiares podrían deteriorarse y, sin duda, usted será menos productivo.
- Asegúrese de que su pareja comprenda su trabajo. Si su pareja también trabaja desde casa, asegúrese de que comprenda y respete las responsabilidades que conlleva su trabajo. Si él o ella no sabe lo que haces en el día a día, es posible que no tengas el espacio necesario para hacer bien tu trabajo. Este paso es en ambos sentidos y es la base para expectativas y límites claros y definidos.
- Divida las responsabilidades del hogar con su cónyuge. Cree un plan en el que cada uno de ustedes maneje diferentes tareas y quehaceres. Por ejemplo, puede sacar la basura y lavar los platos mientras su cónyuge cocina. Tener este acuerdo evitará que se acumule el resentimiento.
- Mantenga a sus hijos en una rutina. Las rutinas y la coherencia son importantes para todos, pero especialmente para los niños. Si sus hijos saben qué esperar, entonces pueden mantenerse alejados de su cabello. Mantenerlos en una rutina constante les dará estabilidad, lo que, a cambio, le dará más tiempo programado para concentrarse en el trabajo.
- Habla con tu jefe sobre la situación de tu hogar. Si necesita algunos ajustes en su rutina de trabajo debido a su familia, avísele a su gerente. Es posible que pueda fichar más tarde si necesita cuidar a los niños o tener una pausa para el almuerzo ajustada para acomodar el cuidado de su familia.
- Reserve tiempo para sus seres queridos. No se concentre tanto en trabajar desde casa que se olvide de pasar tiempo con su familia. Priorice las cenas familiares y los juegos de la tarde con sus hijos. Bloquee las «noches de citas» para usted y su pareja. Programe llamadas de Skype o FaceTime con sus seres queridos que no puede ver en persona en este momento. Puede desconectarse de la oficina mientras le brinda a su familia la atención que se merece.
La comunicación es la base de los buenos hábitos de trabajo desde casa. Hablar con su cónyuge y jefe, al tiempo que deja saber a sus hijos qué esperar, puede ayudarlo a obtener el tiempo necesario para hacer el trabajo.
Creación de una oficina en casa designada
Ahora que está trabajando desde casa, deberá configurar una oficina. El primer paso es averiguar dónde puede trabajar. Idealmente, su oficina estará en una habitación separada que esté completamente aislada de las distracciones.
Es posible que desee trasladar un escritorio a un dormitorio de invitados o convertir una sala de juegos en una oficina para este propósito.
No todo el mundo tiene el lujo de encontrar habitaciones libres y convertirlas en oficinas en casa. Algunas personas comienzan a trabajar en la mesa de la cocina y “guardan su oficina” durante las comidas.
Independientemente del tamaño o la situación de su hogar, puede crear un entorno en el que pueda concentrarse y trabajar.
- Compra una silla de oficina cómoda. Incluso si está trabajando en la mesa de la cocina, busque una silla en la que se sienta cómodo sentado durante horas todos los días. Puede mover la silla cuando salga y reemplazarla con sus sillas de cocina estándar.
- Crea un espacio de trabajo sin distracciones. Encuentre un lugar donde no pueda distraerse fácilmente con la televisión, sus hijos y las tareas del hogar. Es posible que incluso desee encontrar un separador de ambientes para bloquear todo y crear una nueva «habitación» dentro de su hogar.
- Invierta en las herramientas que realmente necesita. Su oficina en casa no necesita una impresora de tamaño empresarial, pero es probable que necesite algo para hacer su trabajo. Invierta en elementos como un segundo monitor, archivadores, un escáner y otras herramientas para aumentar su productividad.
- Asegúrese de tener un lugar tranquilo para recibir llamadas. Tener una oficina en casa es genial, pero no si la lavadora amortigua las llamadas o el sótano bloquea su servicio. Su espacio de trabajo debe ser silencioso y tener la conectividad que espera.
- Mantenga a su familia lejos de su oficina. Incluso si su espacio de trabajo está escondido en la esquina de la sala de estar, dígale a la gente que está fuera de los límites.
- No te acerques a tu oficina por la noche. Una vez que salga, siga las mismas pautas que estableció para su familia. Esto le ayudará a crear una barrera entre el trabajo y el hogar.
Una vez que haya configurado una oficina, puede continuar optimizándola con nuevos dispositivos, decoraciones y otras adiciones que tendría un espacio de trabajo normal.
Las mejores herramientas para trabajar desde casa con éxito
Una vez que haya configurado su lugar de trabajo y establecido su estrategia de comunicación, puede comenzar a trabajar. Existen algunas aplicaciones populares que pueden ayudarlo a trabajar y evitar que se distraiga demasiado.
- Offtime es una aplicación que silencia las notificaciones a excepción de una lista establecida de contactos que ha incluido en la lista blanca. De esta manera, puede mantener su teléfono a su lado sin distraerse con mensajes de texto personales, notificaciones de Facebook y otros asesinos de productividad.
- Freedom es una aplicación similar que puede configurar en su escritorio. Esta aplicación bloqueará sitios de redes sociales, blogs, correo electrónico y cualquier sitio web que elija durante un período de tiempo determinado. Si necesita mantenerse concentrado durante unas horas, esta aplicación lo obliga a hacer precisamente eso.
- Trello es una herramienta de colaboración que puede utilizar por su cuenta o con un equipo. Crea tableros relacionados con diferentes proyectos y tareas, los asigna a personas y tiene discusiones sobre las tareas dentro de cada tarjeta. Esta herramienta es gratuita para hasta 10 miembros del equipo, y luego puede actualizar a diferentes niveles de nivel de equipo.
- Asana es otra herramienta de gestión de proyectos que puede utilizar cuando trabaja de forma remota. Esta herramienta es ideal para gerentes que necesitan asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso del equipo y revisar el trabajo antes de que el proyecto avance.
- GoToMeeting tiene opciones de teléfono y video para conferencias telefónicas profesionales. Si bien Zoom es otra herramienta de videoconferencia popular, el auge del » zoombombing » ha puesto en tela de juicio su seguridad. Es posible que desee una conexión de conferencia más segura para conversaciones o discusiones confidenciales sobre información privada de clientes.
- Slack sigue siendo una de las herramientas de colaboración y comunicación empresarial más populares y útiles de la web. Configure una cuenta para su empresa para discusiones sociales y comunicación profesional.
- Teamviewer es una popular herramienta para compartir pantalla que puede utilizar para controlar a los miembros de su equipo y solucionar problemas. Esta herramienta es útil para que su departamento de TI solucione problemas de su computadora e incluso tome el control remoto de su computadora portátil para solucionar problemas.
Pruebe algunas de estas herramientas, o similares, para mejorar su comunicación y productividad.
Trabajar desde casa requiere trabajo
Trabajar desde casa puede ser un buen descanso de la monotonía de la vida en la oficina, pero no se trata de unas vacaciones pagadas; aún necesita ser productivo mientras trabaja de forma remota para garantizar la seguridad de su trabajo y aumentar la probabilidad de que su empresa capee la pandemia.
Como con todo, trabajar desde casa requiere práctica. Si puede seguir la guía anterior, debería ver una mejora en su concentración, comunicación y autodisciplina mientras trabaja de forma remota. Con la mentalidad, las herramientas y la coherencia adecuadas, puede prepararse para el éxito remoto ahora y más allá.
