Su guía para la gestión remota de equipos

Mantener a los empleados motivados y comprometidos
Fomento de la productividad en trabajadores remotos
Crear un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida a distancia
Manejar las distracciones desde una postura gerencial
Presentación de nuevas políticas de trabajo remoto
Encontrar las herramientas adecuadas para el trabajo remoto

Mantener a los empleados motivados y comprometidos

Una de las principales razones por las que las empresas se abstienen de ofrecer oportunidades de trabajo a distancia es que creen que es difícil para los empleados sentirse motivados y comprometidos mientras trabajan desde casa. Si bien puede haber distracciones adicionales en el hogar y menos visibilidad para los gerentes, los empleados suelen ser más productivos cuando trabajan desde la comodidad de sus hogares. De hecho, una encuesta de Airtasker de 2019 a 1.004 empleados estadounidenses a tiempo completo encontró que los empleados remotos trabajaban 1,4 días más al mes que el personal de la oficina.

La clave para mantener motivados y enfocados a los empleados remotos es desarrollar un entorno de trabajo desde casa que genere responsabilidad por sí mismos. Puede hacer esto con procesos minuciosos, expectativas definidas, comunicación clara y coherencia. 

A continuación, nos sumergimos en algunos pasos para ayudar a los gerentes a mantener a los equipos remotos enfocados y comprometidos.

  • Brinde a su equipo oportunidades de liderazgo y experiencia. Muchos trabajadores se sienten menos visibles trabajando de forma remota y quieren demostrar su valía. Brinde nuevas oportunidades para que sus empleados resuelvan problemas de manera creativa o lideren proyectos. Al delegar responsabilidades, continuará creciendo, motivando y capacitando a sus empleados.
  • Sea claro sobre las metas y las expectativas. Como administrador remoto, la comunicación es una de las habilidades más importantes a desarrollar. Comunicar claramente las expectativas y los objetivos a los miembros de su equipo es crucial para mantener a sus empleados enfocados. Sea diligente en comunicar información importante como la propiedad de las tareas y los plazos. No tenga miedo de la redundancia. Considere hacer un seguimiento con un resumen por correo electrónico después de una conferencia telefónica y solicite una verificación verbal o virtual de dicha información. Estos pasos lo ayudarán a establecer metas y expectativas claras para su equipo, lo que evitará malentendidos o brechas de comunicación.
  • Tómese su tiempo para reconocer el buen trabajo. Otra forma de mantener a su equipo más comprometido es recompensar y reconocer sus logros. El reconocimiento de los empleados es una parte importante de una buena gestión, independientemente de dónde trabaje su equipo, pero podría decirse que es más importante cuando están fuera de la oficina. Realice un seguimiento de los hitos y siga la producción de sus empleados hacia la meta y asegúrese de reconocer los grandes y pequeños logros. Considere mencionarlo en una conferencia telefónica o simplemente envíe un mensaje al empleado individualmente para mostrar su agradecimiento por su arduo trabajo.

Los niveles de participación de su equipo van a subir y bajar. Al comienzo de la pandemia, la mayoría de los empleados aún no se sentían cómodos trabajando desde casa, pero eso puede cambiar a medida que se acostumbren a sus nuevos entornos y procesos. 

Para los equipos remotos permanentes, las tasas de participación cambiarán según los proyectos, los plazos y las vidas personales. Como gerente, es su trabajo mantener a su equipo remoto avanzando hacia sus objetivos organizacionales. Considere concentrarse en delegar responsabilidades, mejorar la comunicación y reconocer el gran trabajo para ayudar a involucrar a sus empleados. 

Fomento de la productividad en trabajadores remotos

Uno de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes al liderar trabajadores remotos es asegurarse de que están maximizando la productividad. ¿Cómo sabe que su empleado no ve Netflix mientras trabaja? Tu no. 

Si bien algunos gerentes confían en que sus empleados están haciendo lo mejor que pueden, otros recurren rápidamente a la microgestión. 

Hay algunos signos comunes de que es un microgestor remoto:

  • ¿Hace un seguimiento excesivo de sus empleados, controlando su trabajo 3 o 4 veces al día?
  • ¿Es usted adicto a las conferencias telefónicas y lleva a cabo reuniones diarias que duran una hora o más a la vez? 
  • ¿Proporciona comentarios frecuentes sobre el trabajo de sus empleados y espera que hagan esos ajustes de inmediato? 

Si respondió afirmativamente a estas preguntas, es posible que esté rondando a sus empleados en lugar de dejarlos trabajar. La microgestión no solo provoca sentimientos de desconfianza, sino que puede llevar a perder mucho tiempo informando y reuniéndose en lugar de trabajar realmente. 

Si bien ofrecer retroalimentación es razonable y se espera de los gerentes, algunos líderes luchan por dejar que los empleados se hagan cargo de su trabajo. Los gerentes deben dar un paso atrás y dejar que su equipo tome decisiones por su cuenta. ¿A veces cometerán errores? Sí, pero su personal aprenderá de ellos y estará listo la próxima vez que enfrenten una situación similar.

Además, proporcionar comentarios en un entorno remoto puede ser más difícil que en persona. Sin lenguaje corporal o contexto adicional, es posible que su «retroalimentación» no se reciba con el mismo tono que pretendía. Si no tiene cuidado, podría alienar o insultar involuntariamente a su personal.

La microgestión también es una pérdida de tiempo. Los gerentes son los más adecuados para decisiones y estrategias generales, no para las minucias diarias. En lugar de pasar sus horas cuidando a los empleados, dé un paso atrás y concéntrese en el largo plazo y en cómo puede posicionar mejor a su equipo para hacer avanzar la empresa.

La gestión de un equipo remoto productivo requiere caminar por una delgada línea entre ofrecer autonomía completa y microgestión. Es su trabajo asegurarse de que su equipo esté funcionando, pero si están alcanzando sus objetivos y tareas, déjeles tener la libertad de llegar a esos objetivos por sí mismos. Intervenga solo cuando sea necesario y ofrezca su apoyo, no siempre su autoridad. 

Lo que puede encontrar es que no solo sus empleados serán más productivos, ¡sino que usted también lo será!

Crear un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida a distancia

Mantener un equilibrio entre la vida laboral y personal es un desafío en el entorno actual. En los últimos años, los países europeos y las ciudades estadounidenses han propuesto leyes sobre el derecho a desconectarse , que prohíben a las empresas esperar que los empleados respondan a los correos electrónicos laborales y otras formas de comunicación después de sus horas laborales tradicionales. 

Crear un equilibrio entre la vida laboral y personal es aún más desafiante cuando su hogar y su oficina están en el mismo lugar. Si sabe que sus empleados tienen fácil acceso a su oficina, puede ser tentador comunicarse esperando una respuesta inmediata. 

Sin embargo, como gerente, das ejemplo dentro de tu equipo. Usted determina si sus empleados tienen un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.

Hay algunas formas de alentar a sus empleados a mantener una distancia saludable del trabajo fuera del horario de atención: 

  • Reconozca cuándo le gustaría recibir una respuesta. Debe saber cuándo está programado el trabajo de su equipo. Si envía un correo electrónico o un mensaje de texto fuera de ese horario, reconozca que sabe que están fuera de horario y deles un tiempo razonable cuando le gustaría recibir una respuesta. Comunicar la urgencia de una pregunta o tarea puede evitar que los empleados se sientan presionados para responder de inmediato a elementos que no son urgentes. 
  • Predicar con el ejemplo. Se supone que los gerentes deben liderar. Cuando se trata de establecer un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida, haga su parte para desarrollar esa cultura en su equipo. Establezca políticas sobre cuándo las personas deben desconectarse durante el día y no sea parte del problema enviando mensajes a su equipo fuera del horario de atención. También puede encabezar conversaciones no relacionadas con el trabajo o Happy Hours virtuales para desarrollar un entorno remoto más relajado.
  • Comuníquese con su equipo cuando alguien esté fuera. Si un empleado está fuera de la oficina o se está tomando un tiempo personal, infórmeselo a los demás miembros de su equipo. Anime a sus otros empleados a evitar contactar a esa persona para que realmente puedan tomarse su tiempo personal para cualquier propósito que necesiten. Dar este paso establecerá la prioridad en su equipo de que los empleados pueden tener días libres, incluso cuando trabajan de forma remota.
  • Termine el día con una actividad social o un comentario. Sin un viaje tradicional, es difícil para las personas saber cuándo dejar de trabajar y fichar su salida. Como gerente, puede liderar esta iniciativa. Dígale adiós a su equipo todos los días de la misma manera que lo haría si estuviera en la oficina. También puede usar rompehielos para terminar el día y al mismo tiempo desarrollar una mayor relación entre los miembros de su equipo.

Los empleados suelen trabajar hasta tarde porque se sienten inseguros acerca de su puesto dentro de la empresa. Quieren seguir trabajando para impresionarte como su gerente. Usted es responsable de establecer pautas para marcar la salida del día para crear un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.    

Manejar las distracciones desde una postura gerencial

No hay duda de que el trabajo remoto viene con su propio conjunto de distracciones. Desde tu nuevo programa de televisión favorito hasta las tareas del hogar y adorables mascotas, hay muchas formas de posponer las cosas.

No olvidemos las distracciones adicionales que creó el COVID-19, como niños rebeldes y “compañeros de trabajo” aburridos (también conocidos como seres queridos).

Las distracciones en el hogar no están reservadas para los empleados; los gerentes también deben lidiar con estos obstáculos. Estas distracciones pueden dificultarle la concentración en sus tareas y pueden generar cuellos de botella para su equipo. 

El primer paso que puede tomar para mitigar las distracciones en el hogar es asegurarse de que su equipo tenga todos los recursos y equipos que necesitan para ejecutar su trabajo.

Por ejemplo, los trabajadores remotos con malas conexiones a Internet o computadoras obsoletas serán menos productivos y menos interesados ​​en sus tareas. Considere proporcionar un estipendio de la empresa para cubrir las actualizaciones de Internet o una nueva computadora portátil de trabajo. 

Además, busque formas de ser flexible en la vida de los miembros de su equipo. La flexibilidad es uno de los principales beneficios del trabajo a distancia. Puede permitir que un empleado comience más tarde en el día para que pueda configurar las aulas virtuales de sus hijos por la mañana. Es posible que otra empleada tenga que trabajar los fines de semana cuando su esposo puede cuidar a los niños. 

Puede formar mejores relaciones con sus empleados al abordar las distracciones con una mentalidad de soluciones. En lugar de reprender a los empleados por no tener cuidado de niños o Internet de alta velocidad, busque formas de equilibrar a los niños y el trabajo o mejorar sus conexiones. 

En una situación como la pandemia de COVID-19, los miembros de su equipo ya enfrentan una cantidad significativa de estrés. No querrás que empiecen a temer por sus trabajos también debido a circunstancias fuera de su control.  

Presentación de nuevas políticas de trabajo remoto

A medida que usted y su equipo se adapten al trabajo remoto, ya sea temporal o no, necesitarán desarrollar nuevas reglas y mejores prácticas para guiar a los miembros de su equipo. Algunas de estas políticas serán punitivas, ya que no todos los empleados pueden trabajar desde casa. Sin embargo, la mayoría de los sistemas se centrarán en mejorar la comunicación y los flujos de trabajo, lo cual es de amplia aplicación.

Si necesita crear un nuevo equipo o la política de la empresa, siga las pautas que utilizan los escritores en todas partes: dígales lo que les va a decir, dígales y dígales lo que les dijo.  

  1. Envíe un correo electrónico explicando la nueva política de la empresa. Explique que esta política se discutirá en una próxima llamada, ya sea durante un registro semanal o en una reunión dedicada.
  2. Analice qué significa la política y por qué se creó. Abra la palabra para preguntas y comentarios. Al tener esta reunión como grupo, solo necesita responder a las preguntas una vez, en lugar de responder las mismas preguntas repetidamente por correo electrónico.
  3. Después de la reunión, resuma cualquier pregunta que se le haya hecho y sus respuestas. También puede invitar a personas a que hagan preguntas sobre casos individuales de forma privada, según sea necesario.

Por ejemplo, es posible que deba introducir una nueva herramienta de seguimiento del tiempo para que los empleados registren las horas dedicadas a tareas o proyectos específicos. Seguir este proceso minimiza la confusión, crea un rastro de aclaraciones en papel y pone a todo su equipo en la misma página.

Durante este tiempo, explique si una póliza es permanente o temporal. Durante la pandemia, la alta dirección probablemente creó una ola de nuevas políticas pandémicas. Si no sabe la respuesta, dígale a su equipo que actúe como si la política fuera permanente hasta que se les indique lo contrario. 

Encontrar las herramientas adecuadas para el trabajo remoto

Para hacer bien cualquier trabajo, necesita las herramientas adecuadas. Esto es particularmente cierto en la era del trabajo remoto, donde necesita colaborar, comunicarse y actualizar a los miembros del equipo a lo largo del día.

Considere las necesidades de su equipo y cómo la tecnología podría satisfacerlas. Por ejemplo, para mejorar la comunicación, Slack es una de las herramientas más utilizadas en la web. Durante la pandemia, las llamadas de Zoom se volvieron invaluables para la colaboración.

Además, es posible que descubra que la colaboración y la gestión de proyectos son más difíciles sin un equipo en la oficina. Para resolver esto, considere herramientas como Wrike o Basecamp , que pueden manejar proyectos simples o planes avanzados de varios equipos. 

Si es posible, busque herramientas que ofrezcan múltiples usos dentro de su equipo. Slack es otro buen ejemplo aquí: sirve como una herramienta de comunicación al tiempo que aumenta la colaboración en diferentes proyectos y equipos. 

Serene también es otra opción útil. Esta herramienta bloquea los sitios web que causan distracciones (como Facebook o Twitter) durante un tiempo determinado. También lo alienta a crear listas de tareas pendientes basadas en tareas y realizarlas dentro de períodos de tiempo limitados. Serene es utilizado por personas que se distraen fácilmente en casa y quieren ganar tiempo para hacer mucho trabajo.

Consejo profesional : permita que su equipo participe en las herramientas que utiliza. Tratar de forzar una nueva aplicación de productividad o sitio web en su equipo es similar a forzar una clavija cuadrada en un agujero redondo. Tus empleados no lo usarán (limitando su valor) o solo harán lo mínimo para hacerte feliz. 

Considere probar diferentes aplicaciones y recopilar comentarios sobre cuáles quieren usar los miembros de su equipo. De esta forma, puede garantizar que las inversiones en la compra de herramientas y la formación de los empleados no se desperdicien.   

Finalmente, recuerde que no necesita una nueva solución llamativa para cada problema. A veces, crear una hoja de cálculo simple o enviar un correo electrónico puede resolver problemas del equipo sin mucho tiempo o inversión. Primero piense en la solución más fácil posible y luego busque herramientas más complejas según sea necesario.  

A menos que sus empleados tengan experiencia previa en el trabajo de forma remota, recurrirán a usted en busca de orientación. Quieren saber cómo mantener niveles normales de productividad y trabajo, incluso durante una pandemia. Quieren utilizar las mejores herramientas y crecer profesionalmente, incluso sin reuniones o capacitación en persona.

Utilice este tiempo como una oportunidad de liderazgo. Si puede guiar a su equipo remoto a través de una pandemia global, puede motivarlos a superar cualquier obstáculo. Tanto usted como sus empleados aprenderán algunas lecciones difíciles durante este período de trabajo remoto, pero todos pueden salir más fuertes y más sabios al hacerlo. 

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