Indice de contenidos
Por qué su empresa debería capitalizar los eventos virtuales
No invierta en eventos virtuales solo porque todos los demás lo están haciendo. Primero asegúrese de que estos eventos apoyen sus iniciativas comerciales . Aquí hay algunos pros y contras que debe considerar antes de dar luz verde a los eventos virtuales:
Pros:
- Seguridad y proteccion. COVID-19 nos mostró la rapidez con la que el mundo físico podría cerrarse. Sin embargo, a menos que falle el acceso universal a Internet (lo que podría ser más aterrador que una pandemia global), siempre estará seguro de organizar un evento virtual, y sus asistentes también se sentirán más seguros.
- Menos costoso. Elimine el costo de personal, un lugar, alojamiento en hotel, comidas, viajes y más, y obtendrá costos de producción de eventos mucho más bajos. Además, los costos más bajos significan que puede vender boletos a un precio más barato, lo que lo hace más asequible para los asistentes.
- Acceso global. Ahora puede invitar al mundo a su evento virtual y es realista que cualquiera pueda asistir. Siempre que brinde visualización a pedido y otros servicios amigables a nivel mundial, la ubicación y la zona horaria no son muy importantes.
- Crecimiento de asistentes: dado que no está limitado a la capacidad máxima de un hotel o centro de conferencias, puede invitar a tantos asistentes como desee.
- Más fácil de medir: la recopilación de datos y comentarios de eventos virtuales es perfecta. La mayoría de las plataformas de alojamiento de software recopilarán datos cuantitativos importantes para usted (asistencia, tiempo en el evento, participación, etc.) y le permitirán solicitar información adicional (encuestas, preguntas y respuestas, encuestas y más).
A pesar de todos estos beneficios, los eventos virtuales no son todos girasoles y arcoíris. También tienen sus contras.
Contras:
- Redes limitadas: muchos asistentes a eventos asisten a los beneficios de las redes. Todavía es posible tener salas de reuniones y otras oportunidades de redes virtuales, pero es mucho más difícil crear conexiones en línea que en persona.
- Capacidad de atención más corta: cuando asiste a una conferencia o evento en persona, por lo general está dedicando su tiempo y dinero a concentrarse en el contenido. Sin embargo, es fácil perderse en su teléfono y en su bandeja de entrada cuando está sentado en casa asistiendo digitalmente.
- Aumento de las «ausencias»: cuando es fácil asistir, generalmente también es fácil omitir. Espere más registrantes digitales, pero también espere más no presentaciones.
Si ha decidido que los pros superan a los contras, está listo para pasar al meticuloso proceso de producir un evento virtual.
Cómo producir un evento virtual
Su evento virtual podría ser tan simple como una llamada de videoconferencia o tan complejo como todo un asunto producido en un estudio con todas las luces, cámaras y acción. Deberá investigar y tomar decisiones estratégicas sobre qué tipo de evento digital desea producir.
Identificar una necesidad
Asegúrese de tener un propósito y una meta que está tratando de lograr. ¿Está tratando de aumentar la conciencia sobre el lanzamiento de un nuevo producto o generar confianza en una nueva audiencia? ¿Desea generar clientes potenciales de alta calidad o espera generar conversiones directas? Las respuestas a estas preguntas determinarán el tipo de evento virtual que debe crear.
Planificar el contenido
¿Qué tipo de contenido planeas presentar? ¿Será un liderazgo de pensamiento o centrado en el producto? Una vez que tenga una idea sobre el contenido que producirá, es hora de encontrar a los presentadores:
- Empleados: sus líderes, gerentes y empleados de primera línea tienen mucha experiencia para ofrecer a su audiencia.
- Expertos de la industria: no tenga miedo de comunicarse con otras empresas de la misma industria o con productos complementarios. Sus marcas, posiciones y conocimientos pueden brindarle acceso a una audiencia completamente nueva.
- Clientes: A veces, los clientes lo dicen mejor. Invite a sus clientes a presentar y ser un caso de estudio para su producto. Le dará credibilidad y sus clientes obtendrán una exposición gratuita.
- Personas influyentes: no siempre necesitas una persona relevante para la marca para hablar en tu evento virtual, y tampoco necesitas necesariamente una celebridad. Pide a personas influyentes locales como el alcalde de tu ciudad, un YouTuber cercano o un blogger conocido para que presenten.
Una vez que haya elegido el tema del contenido y los oradores, es hora de decidir cuál es la mejor manera de presentar la información. ¿Tendrá presentaciones de diapositivas, paneles, entrevistas, videos pregrabados o demostraciones en vivo? ¿Quieres realizar preguntas y respuestas en directo con la audiencia?
Las respuestas a estas preguntas determinarán el siguiente paso: elegir las herramientas que utilizará.
Elija sus herramientas
Si ofrece un evento gratuito, puede aprovechar las herramientas de redes sociales como Facebook Live, Instagram Live, YouTube Live o incluso Twitch para transmitirlo. Estas soluciones gratuitas brindan herramientas de transmisión básicas pero prácticas que le permitirán conectarse e interactuar con su audiencia. Además, son fáciles de usar y sencillos tanto para usted como para su audiencia. Sin embargo, si desea más funcionalidad, es posible que desee considerar otras herramientas.
Seminarios web
No hay escasez de plataformas de alojamiento de seminarios web. Solo tiene que elegir uno que se adapte a su caso de uso y presupuesto:
ON24
ON24 le permite crear seminarios web de audio y video de marca profesional. Con herramientas de estudio en profundidad e integraciones ricas en datos, ON24 ofrece todo lo que necesita para desarrollar seminarios web de alta calidad.
Zoom
En 2020, todos, desde su sobrino hasta su querida abuela, saben cómo usar Zoom . Si bien Zoom se usa principalmente para conversaciones uno a uno y chats de grupos pequeños, también tiene capacidades de seminarios web para albergar desde 100 hasta 10,000 asistentes.
Crowdcast
Crowdcast permite a los asistentes unirse a través de una única URL, desde el registro hasta el evento en vivo y las repeticiones, lo que le ayuda a crear eventos virtuales con simplicidad.
Conferencias y Networking
Si necesita una mayor escala para conferencias o eventos de networking, considere una de estas soluciones:
Dirigir el mundo
Si quieres pasar de hablar con tus asistentes a hablar con ellos, Run the World es la plataforma de eventos online que lo hace posible. Con comentarios en vivo, chats grupales y «cócteles», sus asistentes pueden establecer contactos y un evento virtual en uno.
HeySummit
HeySummit incluye de todo, desde páginas de destino hasta incorporación y gestión de oradores. Aún necesitará integrar la plataforma con otra herramienta de transmisión en vivo, pero administrará todas las demás listas de tareas del backend necesarias para organizar un evento digital exitoso.
Ajuste el virtual – y de la vida real – Etapa
Aún necesitará un entorno virtual profesional para crear un evento virtual pulido. Asegúrese de que sus diapositivas o plataforma de alojamiento tengan todos los logotipos, fuentes e imágenes relevantes de su marca. Esta es una oportunidad para ganar fácilmente el conocimiento de la marca, incluso si los asistentes vienen por diferentes oradores o por el contenido.
No olvide preparar también sus entornos físicos. Querrá asegurarse de que sus presentadores se hayan vestido apropiadamente y estén presentando desde un lugar propicio. Asegúrese de que la iluminación, el audio y los micrófonos funcionen correctamente para contribuir a una atmósfera profesional.
Práctica práctica práctica
Para algo como un evento interno o una charla junto a la chimenea, querrá asegurarse de hacer al menos 1 ensayo de principio a fin. Si habrá más AV y tecnología involucrados, realice varios ensayos para asegurarse de que no haya contratiempos técnicos.
Además, los ensayos en seco ayudarán a aliviar los nervios y garantizarán que todos los involucrados, desde el equipo de TI hasta el orador principal, se sientan cómodos y confiados con la configuración virtual.
Crear planes de respaldo
Lo que salió perfectamente ayer podría salir trágicamente mal hoy. Asegúrese de tener planes de respaldo para mitigar el riesgo siempre que sea posible:
- ¿Qué harás si las diapositivas dejan de funcionar?
- ¿Quién intervendrá si hay dificultades de audio?
- ¿Qué sucede si la conexión a Internet de un presentador se interrumpe?
Tenga planes de respaldo documentados listos para todos los miembros del equipo. Quién sabe, tal vez su Internet muera y no podrá ejecutar el plan de contingencia usted mismo.
Haz que la magia suceda
¡Felicidades! ¡Llegaste al día del evento! Ahora es el momento de que coseches las recompensas de todo tu arduo trabajo. Si ha seguido todos los demás pasos, puede sentarse, relajarse y disfrutar del espectáculo. Aún necesitará soporte técnico disponible en caso de que algo inesperado salga mal, pero la mayor parte del trabajo para un evento virtual ocurre mucho antes del día de la puesta en marcha.
Reutilice su contenido
No permita que todo ese contenido de alta calidad se desperdicie; una vez que finalice el evento virtual, reutilice su contenido en otras formas para su reutilización. Convierta presentaciones y notas clave en publicaciones de blog. Recopile los mejores consejos de cada presentador y agrúpelos en una guía. Publica repeticiones en YouTube o Vimeo.
Haga todo lo posible para aprovechar al máximo este contenido. Han pasado horas para hacerlo y está listo para reutilizarlo.
Organizar un post-mortem
Una vez que el evento haya concluido, planee realizar una autopsia con todas las partes involucradas . Una autopsia es una reunión para descubrir las lecciones aprendidas (lo bueno, lo malo y lo feo) de su evento virtual.
Reúna a sus jugadores clave en una sala virtual y analícelos:
- ¿Qué salió bien?
- ¿Qué podría haber ido mejor?
- ¿Qué fue un desastre?
- ¿Qué podrías hacer diferente la próxima vez?
- ¿Qué procesos necesitan refinarse?
- ¿Qué necesita cambiar?
Evite hacer de esto un juego de culpas, ese no es el propósito. El propósito es descubrir agujeros y oportunidades para que puedas mejorar aún más tu próximo evento virtual.
Promocione su evento virtual como un profesional
No tiene sentido organizar un evento virtual de primer nivel si nadie se presenta. Sigue siempre la regla de contenido 80/20 : dedica el 20% de tu tiempo a crear tu contenido y el 80% a promocionarlo. Eso puede sonar radical, pero es clave para organizar un evento con mucha asistencia.
Con tantas empresas que organizan eventos virtuales, hay mucha competencia. Piense en los mensajes que necesitará emplear para atraer a su audiencia a que asista a su evento en lugar de a otro.
Decida los canales que utilizará; esto dependerá en gran medida de los datos de sus clientes existentes y del tamaño de las listas:
- Correo electrónico: si tiene grandes listas de correo electrónico de clientes potenciales, prospectos y clientes, aproveche esta audiencia con invitaciones personalizadas y descuentos para asistir a su evento virtual. Sin embargo, no siempre comprar una lista de correo -que podría hacer más daño que bien.
- SMS: SMS, o marketing de texto, es una forma cada vez más popular de conectarse con los clientes . Dado que todos tienen un teléfono inteligente en el bolsillo en estos días, los SMS lo ayudarán a aumentar la conciencia sobre su evento y fomentar las inscripciones.
- Anuncios gráficos: cree anuncios atractivos para mostrarlos en los sitios web favoritos de sus clientes.
- Marketing de contenido: escriba artículos en su blog para adelantar el próximo evento virtual. Si puede hacerlo, intente escribir publicaciones de invitados para otros sitios web relevantes donde pueda incluir un registro de CTA (llamado a la acción) para su próximo evento virtual.
- Redes sociales: publique contenido orgánico y de pago para atraer tráfico a su evento. Anime a sus empleados y presentadores a que también compartan detalles relacionados con el evento en las redes sociales proporcionando mensajes enlatados y recursos creativos que puedan copiar y pegar.
Segmente sus audiencias
Es probable que tenga una amplia variedad de objetivos a los que le gustaría asistir a su evento virtual: usuarios frontales de su producto, tomadores de decisiones, líderes, ejecutivos, etc.
Cada una de estas audiencias contará con diferentes incentivos por asistir a tu evento virtual, por lo que necesitas segmentar tus promociones. Para aumentar la participación y las suscripciones, envíe mensajes personalizados a cada público objetivo.
Para correo electrónico y SMS, esto significa crear segmentos de lista separados basados en los datos de sus clientes disponibles. En las redes sociales, deberá crear diferentes perfiles de audiencia y desarrollar la mensajería adecuada para resonar mejor con ellos.
Mide tu progreso
La mayor parte de su presupuesto se destinará a la promoción de su evento virtual, por lo que debe saber qué funciona y qué no. Afortunadamente, rastrear sus tácticas promocionales es fácil con la mayoría de los medios de marketing digital: tienen el rastreo integrado en su software.
Sin embargo, si está invirtiendo tiempo y dinero en tácticas tradicionalmente más difíciles de rastrear, como el marketing de contenido, querrá explorar el uso de parámetros UTM. Los parámetros UTM son simplemente etiquetas que agrega al final de su URL que Google Analytics puede rastrear y organizar.
Utilice sus datos de seguimiento para influir en los canales en los que invierte para futuros eventos virtuales. Por ejemplo, puede encontrar que la mayor parte de sus registros provienen de sus listas de correo electrónico; si ese es el caso, puede ser más rentable reducir su inversión publicitaria en las redes sociales y aumentar su presupuesto de marketing por correo electrónico.
Clave su tiempo
Debe enviar sus campañas promocionales a las personas adecuadas, en el canal correcto, con el mensaje correcto, en el momento correcto, y si se equivoca en cualquiera de estos elementos, sus tasas de conversión podrían verse perjudicadas.
Por ejemplo, si envía invitaciones por correo electrónico a media tarde, es posible que sus destinatarios nunca las vean. También querrá considerar la frecuencia. Demasiadas invitaciones podrían agravar a su audiencia y provocar cancelaciones de suscripciones y dañar su reputación. Recuerde: es calidad sobre cantidad con sus campañas promocionales.
Lanza tus eventos virtuales
Probar algo nuevo siempre será un proceso estresante, pero no dejes que eso te impida experimentar con eventos virtuales. No, su primer evento digital probablemente no saldrá a la perfección, y está bien. Vuelva a intentarlo y mejore su próximo intento.
Los eventos virtuales contienen demasiado potencial empresarial como para ignorarlos, y no se van a enfriar pronto. Si bien muchas empresas nuevas se están mojando las manos con este medio de marketing de tendencia, no es demasiado tarde para el juego. Empiece a lanzar eventos virtuales ahora y aproveche todos sus fantásticos beneficios.
