Guías de pequeñas empresas

La guía definitiva para sus primeros 12 meses de actividad

Meses 1-3

Este tramo será el período más crucial durante su primer año. Estos primeros meses son los que separan a los verdaderos emprendedores de las personas de “Tengo una gran idea de negocio”.

Elabore un plan de negocios

Sin un plan, su idea de negocio nunca podrá ponerse en práctica. Así que piense en su plan como el anteproyecto de todo lo que vendrá después. La Administración de Pequeñas Empresas (SBA) recomienda que comience su plan de negocios con un resumen ejecutivo. Esta sección es donde describirá lo que hace su negocio y cómo es único. En muchos sentidos, es como tu discurso de ascensor .

A continuación, desarrollará ese resumen ejecutivo con las siguientes secciones:

  • Servicio o producto
  • Proyecciones financieras
  • Análisis de mercado
  • Organización y gestión
  • Marketing y ventas
  • Petición de fondos
  • Apéndice

Cada objetivo incluido en su plan de negocios debe ser rastreable. Describa cómo llegará allí, cuándo sucederá y cómo sabrá la efectividad. Estos detalles elevan su plan y lo hacen viable.

Si bien su plan de negocios servirá como modelo para su equipo interno, también se compartirá con una audiencia externa. Por ejemplo, muchos prestamistas solicitarán su plan de negocios si está buscando financiamiento. Tómese el tiempo para pulirlo y asegúrese de que su plan sea tan impresionante en el papel como en su cabeza.

Obtenga un EIN y abra una cuenta bancaria

Necesitará un número de identificación de empleado (EIN) para hacer negocios en los Estados Unidos. Visite la página de solicitud proporcionada por el IRS y podrá completar el proceso de solicitud sin demasiada dificultad.

Armado con su EIN, puede abrir una cuenta bancaria para su negocio. Hay muchas opciones bancarias excelentes, pero muchos empresarios optan por utilizar el banco donde tienen sus cuentas personales. Esta elección agiliza el proceso de solicitud, ya que el banco ya tendrá su información personal y conocimientos sobre su solvencia.

Construye tu red

Se necesita un equipo para darle vida a su negocio. Comience primero con los más cercanos a usted, ya que su familia y amigos pueden brindar un apoyo insustituible en esta etapa del juego. Ya sea que se trate de un hermano ayudándote con un proyecto o de tu cónyuge soportando pacientemente una serie de cenas perdidas, estarás preparado para el mayor éxito cuando tu círculo íntimo esté a bordo.

Pasando a la siguiente esfera de influencia, esfuércese por conectarse con otros en su industria. Busque socios que puedan ayudarlo a construir infraestructura y poner sus planes en marcha. Los eventos de networking a menudo brindan oportunidades para hacer los contactos adecuados y obtener acceso a recursos valiosos.

El componente final de su red es un mentor sólido. Encuentre a alguien que haya recorrido un camino comercial similar y pueda ayudarlo a evitar tanto los escollos como a acelerar el éxito. Puede encontrar tutoría gratuita a través de SCORE o intentar conectarse con alguien que utilice una plataforma como LinkedIn .

El ingrediente clave para una buena tutoría es la confianza mutua. Cuando saben que pueden confiar el uno en el otro para ser honestos y solidarios, se ha preparado el escenario para una asociación duradera.

Contratar un contador

Sin duda, habrá obstáculos financieros que superar mientras trabaja para lanzar su negocio. Si encuentra un buen contador desde el principio, podrá anticipar problemas y aplicar soluciones proactivas. Y reducirá en gran medida el riesgo de quemaduras por errores financieros evitables.

Elija una ubicación

¿Dónde basará su negocio? Si una oficina en casa es suficiente, obviamente esa es la forma más fácil de comenzar. Simplemente investigue las ordenanzas de zonificación de negocios desde casa en su área para asegurarse de hacer todo según las reglas.

Quizás necesite oficinas o locales comerciales. Esta ruta requiere más esfuerzo, ya que deberá encontrar una ubicación adecuada y completar todos los trámites necesarios antes de mudarse. Y deberá presupuestar en consecuencia, ya que costará más dinero desde el inicio.

Nombre y estructura su negocio

Un nombre pésimo puede disminuir incluso las mejores ideas de negocios, así que no apresure este paso en el proceso. Apóyese en su red para encontrar nombres relevantes que se destaquen de la manera correcta. Asegúrese de que su nombre preferido no esté ya en uso consultando los directorios de la industria y el sitio web de la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de EE. UU. (USPTO) .

Una vez que haya bloqueado su nombre, estará listo para configurar oficialmente su negocio. Existen múltiples estructuras legales para elegir, cada una con sus propias ventajas e inconvenientes. Consulte con su contador u otro experto de confianza para que pueda proceder con confianza.

“De todas las decisiones que toma al iniciar un negocio, probablemente la más importante relacionada con los impuestos es el tipo de estructura legal que selecciona para su empresa”, afirma una guía de estructuración empresarial de Entrepreneur . «Esta decisión no solo tendrá un impacto en la cantidad que paga en impuestos, sino que afectará la cantidad de papeleo que debe realizar su empresa, la responsabilidad personal que enfrenta y su capacidad para recaudar dinero».

A continuación, presentamos un vistazo rápido a las estructuras legales más utilizadas:

Propietario único

Esta estructura es una de las más simples que podría usar para su negocio, por lo que no es una coincidencia que también sea la más popular. Como su nombre lo indica, una empresa unipersonal tiene un solo propietario. Si va a hacer negocios con socios, esta no será una opción.

Como propietario único, disfrutará de la configuración más optimizada posible. No tendrá acuerdos de socios con los que lidiar y todos los requisitos se reducirán porque usted es la única persona involucrada.

Desde el punto de vista financiero, usted asume toda la responsabilidad de su negocio con una empresa unipersonal. Todos los beneficios vienen directamente a usted. El gobierno lo considerará a usted y a su empresa desde una perspectiva fiscal, por lo que las ganancias se trasladarán a sus impuestos personales. Vale la pena señalar que las empresas unipersonales tienen tasas impositivas excepcionalmente bajas.

Debido a la naturaleza personal de esta estructura, también será el nombre asociado con las deudas o pérdidas. Esta estructura comercial no ofrece protección de responsabilidad, por lo que sus activos podrían estar en peligro si su negocio fracasa.

Corporación

Many entrepreneurs wish to create separation between themselves and their businesses, alleviating the financial liability mentioned above. A corporation makes this possible, as your business will be deemed a legal entity of its own. Any debt incurred by the business wouldn’t put your assets at risk.

Corporations are much more difficult to create than sole proprietorships because you’re creating something from scratch rather than just attaching a business to your already-established records. Plan on a large amount of paperwork and considerable setup costs.

Sus ganancias no podrán transferirse a una corporación, por lo que pagará un impuesto sobre la renta corporativo tanto a nivel estatal como federal. También pagará impuestos a nivel personal para hacerse cargo de las ganancias que puedan haber sido distribuidas como dividendos a los accionistas. Entonces, sí, es posible que deba pagar impuestos dos veces con una corporación.

Camaradería

Establecer una asociación puede ser una excelente ruta cuando su negocio involucra a varios propietarios. Dependiendo de sus circunstancias únicas, puede elegir entre un par de opciones diferentes. En primer lugar, están las asociaciones generales, que ponen a todos los socios en igualdad de condiciones. Con esta estructura, cada socio administra el negocio y tiene la responsabilidad legal de sus finanzas.

Las sociedades limitadas, por otro lado, permiten una jerarquía. Los socios seleccionados tienen la responsabilidad total del negocio, junto con la responsabilidad que conlleva. Otros socios pueden optar por desempeñar un papel de inversionista y tener un colchón protector entre ellos y la empresa.

Las mismas reglas de transferencia que se aplican a las empresas unipersonales también entran en juego con las asociaciones. No pagará el impuesto sobre la renta corporativo, como lo haría con una corporación. En cambio, todas las ganancias y pérdidas pasan a los impuestos personales de los socios responsables. Es una forma mucho más sencilla de gestionar los impuestos.

Estructurar su negocio como una sociedad es un proceso simplificado y los costos son relativamente bajos. Lo principal para recordar es que en las asociaciones, la mayoría o todos los socios asumirán la responsabilidad financiera de la empresa.

Corporación S

Esta estructura empresarial combina algunos de los beneficios de las opciones enumeradas anteriormente. Su negocio se configura como su propia entidad legal, como con una corporación, lo que lo protege de la responsabilidad financiera. Además, puede incluir hasta 100 accionistas, lo que podría atraer a más inversores.

Al mismo tiempo, todas las ganancias y pérdidas en una corporación S pasan al nivel personal de sus impuestos. Al igual que con una empresa unipersonal o una sociedad, esta estructura hace que sus impuestos sean más fáciles de manejar cada año. Debido a que sus ganancias se transmiten, no tendrá que pagar impuestos dos veces, como lo haría con una corporación.

Siempre que combine elementos de estructuras dispares, puede asumir que la complejidad del proceso aumenta. Las corporaciones S son difíciles de establecer y las tarifas pueden acumularse rápidamente. Además, existen requisitos especiales para el funcionamiento de su negocio. Por ejemplo, debe planificar reuniones de accionistas y directores, mantener minutas detalladas y luego permitir que los accionistas voten sobre decisiones importantes.

Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

Esta estructura comercial final también se encuentra entre las más populares. Con una LLC, obtiene algunas de las ventajas clave que se encuentran con las asociaciones y corporaciones. A saber, la protección de la responsabilidad y las reglas de transferencia de impuestos para todas las ganancias y pérdidas.

Si este enfoque híbrido suena como una corporación S, es porque las 2 estructuras comparten mucho ADN. Las mayores diferencias que notará son que una LLC puede tener un número ilimitado de accionistas y todas las personas involucradas en el negocio pueden participar en las decisiones.

Si bien el estilo de transferencia de impuestos que disfruta con una LLC es muy atractivo, también será responsable del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Este elemento adicional puede hacer que usted deba más al gobierno en cada temporada de impuestos.

Ponga sus documentos en orden

Independientemente de la estructura comercial que elija, habrá muchos documentos necesarios para poner en marcha su operación. En este paso es beneficioso pisar los frenos y asegurarse de tener el tiempo suficiente para reunir todos los documentos necesarios. Incluso los errores más pequeños pueden volver a atormentarlo si causan retrasos o incurren en tarifas innecesarias.

La siguiente lista incluye muchos de los documentos que podrían ser necesarios para su empresa:

  • Articulos de incorporación
  • Términos y condiciones comerciales
  • Convenios laborales
  • Acuerdos de contratista
  • Términos y condiciones de venta
  • Términos y condiciones de los servicios
  • Condiciones de uso del sitio web
  • Política de privacidad del sitio web
  • Acuerdos de cesión de propiedad intelectual

Asegure la presencia en línea de su empresa

El proceso de investigación que aplicó para crear el nombre de su empresa debería haber incluido asegurarse de que estuviera disponible un nombre de dominio relacionado. Ahora debe comprar el dominio de inmediato para que no pueda ser reclamado por un competidor o un ciberocupante (alguien que compra dominios y luego intenta vendérselos a un precio elevado).

Una vez que haya comprado el dominio, haga todo lo posible para asegurarse de que nunca se arriesgará a perderlo por no realizar un pago. La forma más sencilla de hacerlo es registrarse para el pago automático con el proveedor del dominio o poner recordatorios de pago recurrentes en su calendario.

Junto con su dominio, también querrá comenzar a construir su presencia en las redes sociales . Esta estrategia podría incluir Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn o YouTube. Incluso si aún no sabe cómo aprovechar estos canales sociales en el futuro, lo importante es crear las cuentas para que los nombres estén siempre bajo su control.

4 a 6 meses

Ahora que ha sentado las bases, es hora de suministrar el combustible que ayudará a que su negocio avance.

Ponga sus finanzas en orden

En este punto, ya ha pagado honorarios por actividades como contratar a un abogado e incorporar su empresa. Ahora es el momento de obtener detalles para que pueda averiguar cuánto dinero se necesita para mantener el impulso. Concéntrese en cantidades específicas en dólares y luego desarrolle una línea de tiempo para cuándo necesitará adquirir el dinero.

Su lista de gastos futuros puede incluir permisos, licencias, seguros, honorarios profesionales, inventario, suministros, equipos, vehículos, marketing, alquiler o nómina.

Obtenga el financiamiento necesario

Saber cuánto dinero necesita es la parte más importante para encontrar el préstamo adecuado. Y el segundo aspecto más importante es el cronograma de cuándo necesitará ese dinero. Equipado con la información que recopiló en el paso anterior, debería estar listo para buscar financiamiento si es necesario.

La buena noticia es que las pequeñas empresas tienen a su disposición una amplia gama de opciones de financiación . Aquí están 11 de las opciones más populares:

  1. Préstamos de la SBA
  2. Préstamos comerciales a plazo
  3. Prestamos a corto plazo
  4. Líneas de crédito comerciales
  5. Préstamos de inicio
  6. Financiamiento de equipos
  7. Adelantos en efectivo para comerciantes
  8. Hipotecas comerciales
  9. Préstamos para adquisición de empresas
  10. Financiamiento de cuentas por cobrar
  11. Tarjetas de crédito comerciales

También puede optar por un micropréstamo como otra vía de financiación. Los ejemplos populares incluyen préstamos Kiva , préstamos Opportunity Fund y préstamos Accion . Los montos en dólares pueden ser más pequeños con un micropréstamo, pero a menudo es más fácil calificar para ellos y pueden brindarle la sacudida que necesita.

Por último, no olvide verificar las subvenciones a las que su empresa podría ser elegible. La ventaja obvia aquí es que las subvenciones nunca deben reembolsarse. El desafío es que el dinero gratis es increíblemente popular, por lo que puede ser difícil encontrar una subvención relevante y luego que su solicitud sea aceptada.

Independientemente, es aconsejable examinar todas sus opciones. Empiece por visitar Grants.gov para averiguar qué subvenciones ofrece el gobierno federal. También encontrará la información de elegibilidad en el sitio web.

También puede buscar subvenciones de otras fuentes, como la subvención Halstead , la subvención IdeaCafe , la subvención Amber y las subvenciones para microempresas de la Asociación Nacional de Trabajadores Independientes (NASE) .

Cuando haya encontrado el producto de financiación que mejor se adapte a sus necesidades, reserve bastante tiempo para completar la solicitud con precisión. En la prisa por conseguir financiación, muchos propietarios de pequeñas empresas no prestan a este proceso la atención que requiere. Hacerlo solo causará problemas. Los prestamistas estudian detenidamente las aplicaciones, como los detectives, en busca de indicadores de su confiabilidad financiera. Una de las mejores formas de mostrarlo es enviando una solicitud pulida que incluya todos los documentos y detalles que solicitaron.

Consiga ayuda digital

Simplemente hay demasiadas responsabilidades para que usted maneje todos los aspectos de su negocio manualmente. Afortunadamente, la tecnología ha llegado a un punto en el que se pueden automatizar y agilizar muchas de las tareas que agravaban a los emprendedores hace unos pocos años.

El principal objetivo aquí es la gestión del tiempo. Cualquier herramienta que le ahorre tiempo también le ahorrará dinero.

«¿Es cierto el dicho, ‘El tiempo es dinero’?» pregunta un recurso empresarial de la SBA. “Si su negocio se queda sin dinero, siempre tiene la oportunidad de obtener más.

Más dinero es ‘simplemente una venta de distancia’. Por otro lado, una vez que pasa el tiempo, nunca puede recuperar ese tiempo ni puede agregar más horas a un día. Sí, una mala gestión del tiempo puede costarle a usted y a su empresa enormes cantidades de dinero. Sin embargo, tenga en cuenta que cuanto mejor administre su tiempo, más dinero podrá ganar. Con la administración del tiempo, los dueños de negocios maximizan lo que hacen cada día de trabajo «.

Entonces, ¿cómo recupera más tiempo cada día? A continuación, se incluyen algunas herramientas digitales que quizás desee considerar:

Marketo : esta herramienta lo ayuda a interactuar con su audiencia y realizar un seguimiento del impacto al combinar sus esfuerzos de marketing por correo electrónico, redes sociales, digitales y móviles en un solo lugar.

Deluxe : la nómina puede ser una pesadilla para los propietarios de pequeñas empresas, pero Deluxe automatiza muchas de estas tareas y ayuda a reducir los errores.

QuickBooks : esta poderosa herramienta hace la mayor parte del trabajo preliminar por usted cuando se trata de rastrear el kilometraje y manejar los informes de gastos.

Mailchimp : el marketing por correo electrónico es una estrategia importante para la mayoría de las pequeñas empresas. Mailchimp eleva tus esfuerzos al enviarte mensajes automáticamente y proporcionar un seguimiento.

Hootsuite : para sus esfuerzos en las redes sociales, considere una herramienta como Hootsuite. Le brinda un centro desde el cual publicar en todos los canales, lo que automatiza y simplifica el proceso.

RescueTime : esta aplicación está diseñada para administrar el tiempo, rastrear sus hábitos en línea y permitirle establecer metas realistas de mejora.

Slack : esta aplicación no solo hará que la comunicación de su empresa sea más fluida, sino que también mejorará sus esfuerzos de gestión de proyectos.

Cuadrado : este práctico lector de tarjetas se conecta directamente a su teléfono o tableta. Y le ahorra tiempo y esfuerzo en el backend al enviar un recibo por correo electrónico o mensaje de texto directamente al cliente.

TripIt : Administre su viaje y mejore la coordinación del equipo con este conveniente recurso. Es una excelente manera de administrar detalles cruciales y mantener a todos conectados mientras están de viaje.

Quip : al mejorar la colaboración, esta herramienta facilita alcanzar hitos importantes. Quip realmente ayuda a su equipo a estar en la misma página y administrar el flujo de trabajo. 

17hats : esta aplicación puede mejorar su eficiencia y seguridad de datos sirviendo como un centro para sus contratos, facturas y flujo de trabajo.

7-9 meses

Ahora es el momento de centrarse en la sostenibilidad. Muchas de las tareas específicas de la «puesta en marcha» se han realizado, allanando el camino para estrategias que llevarán su negocio hacia el futuro.

Revise su plan de negocios

Su plan de negocios debe contener descripciones de su negocio, su plan de gestión financiera, su plan de gestión empresarial y sus estrategias de marketing. Haga un balance de cómo lo ha hecho hasta ahora, luego cree un plan estratégico para los próximos 12 meses.

En primer lugar, ¿qué es lo que más desea lograr? Identifique un BHAG (Big Hairy Audacious Goal) para su negocio, luego describa los pasos necesarios para ayudarlo a alcanzarlo. También deberá establecer métodos para realizar un seguimiento de su progreso. Para mayor comodidad y precisión, considere usar una de las herramientas digitales mencionadas en la sección anterior.

Cada mes, evalúe su progreso. Si tiene dificultades para mantenerse encaminado, considere modificar el objetivo para asegurarse de que siga siendo alcanzable. Lo importante es que se mantenga enfocado en el futuro y continúe esforzándose.

Ponga en práctica sus planes de marketing

Usando su plan de negocios como una hoja de ruta, comience a cortejar a los clientes que se convertirán en el elemento vital de su negocio. Aquí hay 4 posibles estrategias para construir su base de clientes:

  1. Proporcionar recursos gratuitos

A la mayoría de los clientes les encantan las ventajas, así que no tema atraer a las personas a su sitio web con un recurso gratuito. Si se está posicionando como un experto de la industria, considere regalar un informe técnico. Si vende un producto, puede proporcionar muestras a cambio de completar su formulario en línea.

  1. Asociarse

En estas primeras etapas, su presupuesto podría ser pequeño y su lista de clientes aún más pequeña. Al unir fuerzas con una empresa que no compite en su industria, puede obtener acceso a una nueva audiencia y sacar más provecho de su inversión en marketing.

  1. Socializar más

Facebook suele ser el principal canal social para sus esfuerzos de marketing, pero hay muchos otros canales que puede explorar. Póngase en el lugar de sus clientes y piense dónde pasan su tiempo en línea. Si puede construir una presencia en un canal menos conocido pero igualmente relevante, el impacto puede ser sustancial.

  1. Crea algunos fans

A medida que llegue a más personas, es importante hacer cosas que los entusiasmen con su negocio. Es posible que desee ofrecer promociones especiales o recompensas a quienes están en su lista de correo electrónico o siguen sus canales sociales. Decida lo que decida, asegúrese de que haya un beneficio claro para aquellos que han tenido la amabilidad de conectarse con sus comunicaciones.

Centrarse en el servicio

Conseguir que un cliente visite su tienda, oficina o sitio web es genial. Pero son las visitas repetidas las que harán o deshacerán su negocio. El servicio al cliente es donde puede distinguirse y convertir al comprador ocasional en un partidario de toda la vida.

Las investigaciones muestran que si una persona tiene una experiencia de cliente positiva , aproximadamente el 70% de las veces recomendará ese negocio a sus amigos y familiares. Por otro lado, las malas experiencias de los clientes cuestan a las empresas estadounidenses alrededor de $ 41 mil millones cada año. Los clientes modernos tienen numerosas opciones para elegir, por lo que simplemente no se conformarán con experiencias mediocres. Este poder de elección significa que más del 90% de los consumidores actuarán si no están satisfechos con el servicio que han recibido.

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Meses 10-12

¡Felicitaciones por llegar a este hito! Su primer año en el negocio traerá muchos altibajos, pero debe celebrar el hecho de que estuvo en condiciones de experimentarlos. Recuerde, la mayoría de la gente tiene ideas comerciales. Pero usted fue uno de

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