Sabe cómo comunicarse con su equipo en el sitio. ¿Cómo dominas la comunicación con un equipo remoto?
Conceptos básicos de la comunicación en equipo
Primero, asegúrese de tener implementadas estrategias básicas de comunicación en equipo.
SCORE recomienda estos 5 pasos para una buena comunicación en equipo :
- Sea un oyente activo
- Asegúrese de que los documentos y la información estén disponibles en línea en una ubicación central
- Utilice tecnología integrada para la comunicación
- Tener un canal dedicado para la comunicación interna.
- Obtenga comentarios sobre la comunicación del equipo
¿Qué es diferente con la comunicación de equipo remoto?
Con la base para la comunicación del equipo en su lugar, es hora de analizar las necesidades agregadas a la combinación para la comunicación del equipo remoto.
Recrea el enfriador de agua
Cualquiera en una oficina comprende el efecto «enfriador de agua». Es la capacidad de tener una idea de lo que está sucediendo y sentirse unido como un equipo a través de conversaciones escuchadas, chismes compartidos, experiencias comunes y señales no verbales. Las conversaciones no laborales que ocurren cuando los compañeros de trabajo toman un café juntos o van a la hora feliz después del trabajo tienden a unir a los miembros del equipo y a crear un sistema de apoyo interno.
Los trabajadores remotos pierden ese conocimiento sutil y pueden sentir que «no forman parte del equipo». Esta desconexión puede hacer que la colaboración y la lealtad al equipo sean más desafiantes para los trabajadores remotos.
Para asegurarse de que los miembros del equipo remoto obtengan el efecto de enfriador de agua, intente:
- Crea una pausa para el café virtual o una hora feliz. Por ejemplo, un gerente de IBM crea una experiencia semanal orientada a la comida para su equipo. Una vez a la semana, le entregan pasteles a sus trabajadores remotos para que se sientan incluidos en el «donut all-call» en la oficina.
- Crea una actividad divertida. Si bien no puede recrear la risa compartida cuando un compañero de trabajo vuelve a tropezar con ese lugar invisible en el pasillo, puede hacer que el equipo remoto participe en una actividad divertida compartida. Un gerente de los NIH logra esto enviando una pregunta de trivia una vez a la semana para involucrar a los miembros del equipo entre sí.
- Regístrese con frecuencia. Realice controles frecuentes con los trabajadores remotos por video o teléfono para preguntarles cómo les está yendo. Si un miembro del equipo está en la oficina, es posible que se dé cuenta de que está callado y pregunte al respecto; es entonces cuando se entera de que su niño pequeño no ha dormido en 3 noches. Sin señales visuales, es importante preguntarles a los trabajadores remotos sobre sus vidas personales para incluirlos en el vínculo del equipo.
Establecer herramientas de comunicación y reglas de uso
Decida qué herramientas están disponibles y asegúrese de que todos sepan cómo acceder a ellas.
La comunicación del equipo, tanto en el sitio como a distancia, debe incluir un depósito central para almacenar documentos e información. Los trabajadores remotos también necesitan herramientas de colaboración para comunicarse. Estas herramientas incluyen soluciones para videoconferencias, marcado de documentos en tiempo real, uso compartido de pantalla y una forma de charlar electrónicamente con compañeros de trabajo.
Pero no basta con proporcionar las herramientas. El equipo también necesita conocer las reglas para estas herramientas: cuándo es apropiado usar cada una y cuál es la expectativa de cada herramienta.
Brinde orientación sobre cuándo utilizar cada canal de comunicación. Por ejemplo, un correo electrónico masivo puede ser apropiado para compartir recursos adicionales del proyecto, mientras que una videollamada grupal puede servir mejor para anunciar recortes presupuestarios.
Y diseñe la expectativa de uso de cada herramienta. Algunos ejemplos:
- ¿Se espera que los trabajadores mantengan su calendario actualizado con horarios no disponibles?
- ¿Cuál es el plazo para aceptar o rechazar invitaciones a reuniones: 2 horas o 2 días?
- ¿Necesita respuestas de fuera de la oficina a los correos electrónicos?
- ¿Cuándo debería pasar la charla de una herramienta de chat a un hilo dentro de un documento compartido?
- ¿Deben revisarse las sugerencias en un documento compartido al final del día o dentro de una semana?
Doist, una empresa totalmente remota, sugiere utilizar métodos de comunicación asincrónicos . Muchas empresas utilizan la comunicación sincrónica de forma predeterminada y esperan respuestas casi instantáneas. Pero con tantos canales de entrada, esta expectativa puede ser poco realista.
¿Recuerda ese día cuando 10 compañeros de trabajo pasaron por su escritorio antes del almuerzo para chismear, hacer una pregunta “rápida” o darle una actualización de estado? A la hora del almuerzo, estabas cuestionando adónde fue la mañana. Los trabajadores remotos tienen la misma sensación con los canales de comunicación sincrónicos pero con la carga adicional de que nadie “vio” sus 10 interrupciones.
La comunicación asincrónica, según Doist, brinda a las personas la libertad de concentrarse en los proyectos, la capacidad de brindar respuestas significativas a las solicitudes e incluso ayudar a terminar con la expectativa de «siempre disponible» que puede sobrecargar a los trabajadores remotos en diferentes zonas horarias.
Definir preferencias individuales
Incluso con una lista de herramientas y pautas, es importante establecer preferencias individuales. Estos pueden incluir preferencias de trabajadores remotos como:
- Mensaje de texto o una llamada telefónica para una pregunta rápida
- Sesión de video o un hilo de mensajería instantánea para la colaboración
- Bloques de tiempo designados no disponibles para un tiempo de reflexión ininterrumpido
Desafíos de la comunicación remota
Bien, ahora tienes las herramientas y las pautas. ¿Cuáles son algunos de los desafíos adicionales de la comunicación remota?
Distracciones
Los trabajadores remotos se enfrentan a una serie de distracciones que los trabajadores internos pueden no tener.
En la empresa o no, es común que los miembros del equipo se desconecten durante una reunión y respondan con «Lo siento, ¿puedes repetir la pregunta?» cuando se le pregunta directamente. Para ayudar a eliminar este problema con los trabajadores remotos, asegúrese de que se incluyan solo en las reuniones que sean relevantes para su trabajo, adhiérase a una agenda de reuniones y considere una regla de “Video ENCENDIDO” para minimizar el trabajo paralelo.
Tenga paciencia con las distracciones de terceros. Cuando un equipo está en la misma habitación, han compartido distracciones, como que el equipo de mantenimiento reemplaza las bombillas. De forma remota, un trabajador puede tener interrupciones durante una reunión de grupo que no están bajo su control, como un perro que ladra o un vecino cortando el césped. Acepte que esto podría ocurrir. Tómelo a la ligera cuando sea apropiado.
Concéntrese en los entregables y no microgestione a los trabajadores remotos. Puede haber distracciones (recoger a un niño de la escuela o diferencias de zona horaria) que hagan que el horario de un trabajador remoto no sea estándar en comparación con el horario de un trabajador en la oficina. Si una tarea se completa antes de la fecha límite, ¿importa si se terminó a las 9 a. M. En lugar de a las 9 p. M.?
¿Video o no?
Varios factores deberían ayudarlo a decidir cuándo utilizar el video para las reuniones en línea.
Primero, considere el ancho de banda de los participantes. Cualquier herramienta de reunión colaborativa como Skype o Zoom puede incluir videos de todos los participantes. Las transmisiones de video , especialmente los videos de alta definición , pueden afectar otros aspectos de la herramienta. Si el ancho de banda es una limitación, decida de antemano si se requiere video para los asistentes.
En segundo lugar, ¿qué importancia tienen las señales no verbales para la reunión? El video puede transmitir expresiones faciales y lenguaje corporal. El sarcasmo expresado con una voz inexpresiva puede malinterpretarse sin la expresión facial que proporciona tono. O las expresiones faciales pueden mostrar que un trabajador remoto está harto de un proyecto, incluso si el informe verbal indica que todo va bien.
Pero si muchas reuniones en línea incluyen video, considere pedirles a los participantes que apaguen el video o cambien a una conferencia telefónica para reducir la fatiga de Zoom . Este fenómeno ocurre cuando el cerebro se sobrecarga por:
- Procesar demasiadas señales no verbales. Esta situación ocurre en la vista de la galería donde ves a todos los participantes e inconscientemente estás tratando de leer el lenguaje corporal de todos.
- Centrarse demasiado en interpretar palabras y tonos para obtener significado porque el cerebro no puede reconciliar la retroalimentación visual con la voz
Falta de contexto
Zappier, una empresa remota, ofrece consejos sobre cómo construir relaciones sólidas en un equipo remoto. Nunca asuma que está en la misma página en una discusión. La comunicación remota a menudo carece de contexto, así que «asuma la ignorancia antes que la malicia» cuando haya un malentendido.
Zappier también sugiere que le diga a la gente lo que necesita, ya que faltan señales no verbales. Su colega remoto no puede ver su esfuerzo frenético por terminar un informe en los próximos 15 minutos, por lo que debe ser asertivo acerca de sus necesidades. Dígales que se unirá a una conversación en la ventana de chat en 20 minutos después de completar el informe.
Al agregar los matices de la comunicación de equipo remoto a su estrategia de comunicación de equipo de línea de base, usted y su equipo remoto pueden dominar el proceso.
