Los espacios de oficina han cambiado drásticamente en las últimas décadas. Desde las oficinas de esquina de Mad Men -era hasta cubículos estrechos y planos de planta abiertos al estilo de una startup, las tendencias sociales continúan cambiando la forma en que trabajamos.
Muchas de estas tendencias ocurren con el tiempo, con algunas empresas liderando el camino y las rezagadas finalmente siguiendo su ejemplo. Sin embargo, en 2020 se produjo un cambio drástico hacia el trabajo remoto cuando la pandemia de COVID-19 cerró las oficinas y puso a las familias encerradas. Si bien los dueños de negocios estaban ansiosos por regresar a la oficina al principio, muchos ahora están reconsiderando ese plan.
Este año ha presentado la última tendencia en el lugar de trabajo: la oficina de menor tamaño, junto con su contraparte más dramática: ninguna oficina.
Muchos de sus empleados quieren mantenerse alejados
Incluso si la pandemia terminara mañana y todos pudieran volver a los niveles de socialización anteriores a 2020, una gran parte de los miembros de su equipo probablemente no querrían regresar a la oficina. Había una tendencia significativa de trabajo remoto incluso antes de la pandemia , y ahora los empleados tienen pruebas de que su productividad no disminuirá solo porque no están en la oficina.
Según una encuesta realizada por The Grossman Group , una firma consultora de liderazgo y comunicaciones, el 48% de los empleados que trabajan desde casa ahora dicen que les gustaría seguir trabajando desde casa, incluso después de que pase la pandemia.
Incluso si sus empleados regresan a la oficina, es posible que quieran establecer un acuerdo para el trabajo remoto parcial. Por ejemplo, podrían trabajar de forma remota de 2 a 3 días a la semana o hacer medio día en la oficina para ayudar con las situaciones de cuidado de los niños.
Con la fuerza laboral cada vez más remota, tiene la oportunidad de reducir el tamaño de su espacio físico de oficina.
Eche otro vistazo al Hot Desking
Hace unos años, los escritorios compartidos se convirtieron en una tendencia popular. La idea era que ningún empleado tuviera un espacio de trabajo dedicado. En cambio, cuando llegaron a la oficina, encontraron un escritorio abierto y usaron ese espacio durante el día. Esta libertad le dio al área de la oficina, antes estática, una sensación de cafetería. Agarró un asiento libre y esperó lo mejor.
Hay muchos artículos de opinión en la web que critican el uso de escritorios compartidos. Estos críticos dicen que nunca hay suficiente espacio si todo el equipo está en la oficina y es mucho más difícil encontrar a alguien a quien necesite contactar. Sin embargo, a medida que más empresas se trasladan al trabajo remoto y la flexibilidad, la reducción de personal y el uso de un enfoque de hot desk pueden tener sentido.
En un momento dado, el 40% del espacio de escritorio dedicado de una oficina no se utiliza. Durante este tiempo, el escritorio está vacío porque los empleados están de vacaciones o sentados en reuniones consecutivas. Un puesto vacante también puede dejar un escritorio vacante durante meses. Durante este tiempo, aún paga el alquiler por el espacio aunque no contribuya a sus ganancias.
Cuando el hot desking se encuentra con el trabajo remoto, no necesita escritorios para cada empleado. Solo necesita espacio para un tercio de la capacidad, tal vez incluso menos. Adoptar este enfoque puede crear un lugar para que los miembros del equipo trabajen y, al mismo tiempo, ahorrarle dinero a su empresa. Solo asegúrese de tener un espacio para reuniones que se adapte a todo su equipo en caso de que alguna vez necesite llevar a cabo una reunión práctica o un evento de la empresa.
Evaluar la posibilidad de reducir el tamaño
Si está considerando una situación de escritorio compartido o dejar que sus empleados trabajen de forma remota a tiempo completo, desarrolle un plan para descubrir cómo se ve la reducción de personal para su negocio. Es posible que desee crear un comité para evaluar la viabilidad de esta opción y liderar el proyecto si llega a buen término.
Algunas cosas a considerar incluyen:
- ¿Cuánto espacio necesitas realmente? Lo último que desea es alquilar una oficina que sea demasiado pequeña.
- ¿Cuáles son los precios de alquiler en su área y cuánto ahorraría si redujera su tamaño?
- ¿Quiere permanecer en su ubicación actual o podría llegar mejor a los clientes mudándose a otra parte de la ciudad?
- ¿Qué importancia tiene una ubicación orientada al cliente para su negocio? ¿Podría beneficiarse de trabajar en un parque de oficinas o en una zona rural?
- ¿Qué porcentaje de sus empleados quiere trabajar de forma remota a tiempo completo? ¿Tiempo parcial? ¿Para nada?
Sepa que el proceso de reducción de personal puede tardar varios meses en completarse. No solo debe revisar su contrato de arrendamiento actual, sino que también debe buscar una nueva ubicación, firmar un nuevo contrato y comenzar el proceso de mudanza.
Siendo realistas, es posible que no se mude a su nuevo espacio de oficina hasta principios de 2021, si no más tarde. Sin embargo, al hacer planes ahora, puede preparar a sus empleados y asegurarse de encontrar algo que satisfaga sus necesidades.
2020 ha sido el año del cambio, tanto si lo desea como si no. Ha visto la rapidez con la que sus empleados se adaptan y superan los desafíos dentro de su organización. Utilice este tiempo para considerar el futuro de su espacio de trabajo y los gastos que conlleva. Reducir el tamaño o utilizar un control completamente remoto podría ayudarlo a ahorrar a largo plazo sin afectar la productividad.
