Los equipos remotos están aquí para quedarse, por lo que es hora de modificar su lista de verificación de incorporación para adaptarse a los empleados remotos. Se aplican algunos de los mismos pasos: completar formularios de contratación nueva, revisar la inscripción de beneficios, pero para que sus trabajadores remotos se sientan realmente apreciados, se necesitan algunos cambios. Pruebe estos consejos y sus nuevos empleados remotos se sentirán bienvenidos e integrados en poco tiempo.
1. Prepárate para ellos
Prepare a sus nuevos empleados remotos para el éxito preparándose para ellos con anticipación. Si bien no tiene que encontrar un cubículo para ellos, todavía hay elementos que deben organizarse previamente, como computadoras, monitores e inicios de sesión con acceso de seguridad adecuado.
HR Daily Advisor recomienda la entrega proactiva de hardware e información de inicio de sesión. La entrega anticipada del hardware permite al empleado verificar que no se haya dañado durante el transporte. La información de inicio de sesión enviada al correo electrónico personal del empleado les permite saber cómo iniciar sesión el día 1. Asegúrese de incluir instrucciones sobre a quién contactar si tiene problemas, ya que es difícil informar un problema si aún no ha iniciado sesión en el sistema de trabajo.
Indique claramente cuándo se compartirá la información procesal. Por ejemplo, si el empleado debe realizar un seguimiento de sus horas, avísele cuándo se llevará a cabo la capacitación para el software de seguimiento del tiempo. Compartir información lentamente para no abrumar al nuevo empleado es útil solo si las expectativas se establecen con anticipación. De lo contrario, corre el riesgo de que el nuevo empleado se sienta confundido sobre los próximos pasos.
2. Cree un programa de formación
No subestime el poder de un programa de entrenamiento sólido. Su nuevo empleado necesita que le enseñen las cuerdas (virtualmente) para todo, desde cómo usar el nuevo software hasta dónde encontrar los procedimientos del equipo. Elimine la fatiga del entrenamiento al incluir diferentes medios y formatos en el programa, como videos pregrabados, sesiones de tutoría individualizadas con un compañero y segmentos de microaprendizaje .
Asegúrese de que su programa de capacitación esté actualizado. No desea capacitar al nuevo coordinador de redes sociales sobre cómo usar el ahora desaparecido Google+. Eso es vergonzoso y obliga al empleado a señalar errores durante su ventana de incorporación.
3. Escriba un plan de comunicación
Cree un plan de comunicación que describa cómo usted y el empleado prefieren comunicarse. Quizás el empleado prefiera el correo electrónico mientras que usted prefiere un mensaje de texto. Como gerente, ¿tiene una política de «llámame en cualquier momento» o prefieres las llamadas telefónicas no programadas solo para cuestiones urgentes?
Puede ser útil incluir en las pautas del plan de comunicación el estilo de comunicación remota de su equipo . No es necesario que el empleado adivine si las invitaciones a reuniones requieren una respuesta en 2 horas o si el calendario debe actualizarse con horarios no disponibles.
Dependiendo del tamaño de su organización, también puede ser útil tener una » hoja de ruta para conocer y saludar «. Piense en esto como una guía de redes internas. Con el tiempo, el empleado remoto puede descubrir a quién es importante conocer para su función, pero usted puede poner en marcha ese proceso describiendo a las personas clave y facilitando las reuniones virtuales iniciales. Recuerde, las redes remotas requieren un esfuerzo más planificado que las redes ad hoc que se realizarían en el sitio.
4. Designe un compañero de incorporación
Asigne un compañero para ayudar al empleado a navegar por la nueva cultura laboral. Un compañero de incorporación no es un mentor. El papel de un mentor es proporcionar orientación y entrenamiento profesional, mientras que un compañero de incorporación debe ser visto como un «amigo instantáneo» a corto plazo. El compañero de incorporación puede compartir consejos indocumentados, como quién es la persona a quien acudir en el departamento de contabilidad para ese proyecto de equipo cruzado.
Si no cree que sea necesario un compañero de incorporación, considere estas estadísticas sobre el uso de amigos por parte de Microsoft en los primeros 90 días:
- El 36% de las nuevas contrataciones estaban más satisfechas con el proceso de incorporación.
- El 97% de los que se reunieron con un amigo 8 o más veces en los primeros 90 días creían que el amigo les ayudó a ser productivos más rápido.
5. Planea hablar: mucho
No contrate y olvide. Al igual que en una nueva planta, su empleado remoto necesitará atención frecuente al principio. Dado que no pasa por su cubículo todas las mañanas, es importante programar puntos de control regulares para ayudar al empleado a conocer el terreno y las necesidades del equipo. Bloquear tiempo en el calendario para sesiones de coaching. Si no designó un compañero de incorporación, incluya un tiempo para «preguntarme cualquier cosa».
6. Despliegue el tapete de bienvenida
Los equipos en el lugar suelen llevar a un nuevo empleado a almorzar el primer día como parte de una rutina de familiarización. Haga lo mismo con su empleado remoto organizando un almuerzo el primer día (por el que paga) y haga que todo el equipo almuerce juntos a través de una videoconferencia. Conviértalo en una reunión con cámara para que las personalidades puedan brillar y se puedan encontrar puntos en común en la forma de la camiseta de los Cleveland Browns de un compañero de equipo o un niño pequeño a medio vestir que aparece en la habitación.
Los empleados remotos también son humanos. Utilice estos consejos para darles la bienvenida y tendrá un miembro del equipo integrado satisfecho en poco tiempo.
